Paperless Bill System for Salary-Non Salary HR Claims in SPARK

Offline PDF Compressor-Merger Software(Windows & Linux)

🔗 Click here (Best Successfull App)

09.04.2025 ലെ G.O.(P) No. 44/2025/Fin നമ്പർ സർക്കാർ ഉത്തരവ് പ്രകാരം ജൂലൈ 2025 മുതൽ സ്പാർക്ക് വഴി തയ്യാറാക്കുന്ന എല്ലാ ബില്ലുകളും (ശമ്പള ബില്ലുകൾ, ശമ്പള കുടിശ്ശിക ബില്ലുകൾ, അലവൻസ് ബില്ലുകൾ, TR 59(C) ഫോർമാറ്റിൽ തയ്യാറാക്കുന്ന Non-Salary HR Claims) കടലാസ് രഹിതമാക്കണമെന്നും ആയത് പ്രയോഗത്തിൽ വരുത്തണമെന്നും സർക്കാർ ഉത്തരവായിട്ടുണ്ട്.

സ്പാർക്കിൽ ശമ്പള ബില്ലുകൾ, ശമ്പള കുടിശ്ശിക ബില്ലുകൾ, അലവൻസ് ബില്ലുകൾ എന്നിവ തയ്യാറാക്കുന്നത് Salary Matters Menu വഴിയാണ്. TR 59(C) ഫോർമാറ്റിൽ ഉള്ള Non-Salary HR Claims ബില്ലുകൾ തയ്യാറാക്കുന്നത് Accounts Menu വഴിയാണ്.

ശമ്പള കുടിശ്ശിക ബില്ലുകളിൽ ഇൻക്രിമെന്റ് അനുവദിക്കാൻ താമസം കൊണ്ടുണ്ടാകുന്ന കുടിശിക ബില്ലുകൾ/ഗ്രേഡ്, പ്രൊമോഷൻ എന്നിവ ലഭിച്ചത് കൊണ്ടുണ്ടാകുന്ന കുടിശ്ശിക ബില്ലുകൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടും.

അലവൻസ് ബില്ലുകളിൽ ജീവനക്കാർക്ക് നൽകുന്ന വിവിധ അലവൻസുകളായ പാദരക്ഷ അലവൻസ്, യൂണിഫോം അലവൻസ് എന്നിവ ഉൾപ്പെടും.

Non-Salary HR Claims ബില്ലുകളിൽ GPF TA, NRA, Closure ബില്ലുകൾ, TA, Tranfer TA ബില്ലുകൾ, Terminal Surrender ബില്ലുകൾ, Medical Reimbursement ബില്ലുകൾ, LTC ബില്ലുകൾ, മരണപ്പെട്ട ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പള/കുടിശിക ക്ലെയിമുകൾ, താത്കാലിക/ദിവസ വേതന ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പള ബില്ലുകൾ എന്നിങ്ങനെ വിവിധ ബില്ലുകൾ ഉൾപ്പെടും. 

നിലവിൽ ശമ്പള ബില്ലുകൾ ഒഴികെയുള്ള എല്ലാ ബില്ലുകൾക്കും ആ ബില്ലുകളും അതിന് ആവശ്യമായ രേഖകളുടെ ഹാർഡ് കോപ്പികളും ട്രഷറിയിൽ നൽകിയിരുന്നു. 2025 ജൂലൈ മുതൽ ഹാർഡ് കോപ്പികൾ നല്കുന്നതിന് പകരമായി ബില്ലുകളും ആവശ്യമായ രേഖകളും PDF ആക്കി സ്പാർക്ക് വഴി അപ്ലോഡ് ചെയ്താൽ മതി.

ഒരു ബില്ലിൽ ഒന്നിലധികം ഡോക്യൂമെന്റുകൾ PDF ആയി അപ്‌ലോഡ്

ചെയ്യാവുന്നതാണ്. PDF ന്റെ സൈസ് 200 KB യിൽ കുറവായിരിക്കണം. എന്നാൽ നിലവിൽ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുന്ന ഫയലിന്റെ സൈസ് 200 KB യിൽ താഴെയാണെങ്കിലും അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യാൻ പറ്റാത്ത ഇഷ്യൂ ഉണ്ട്. അങ്ങനെയെങ്കിൽ ഫയലിന്റെ സൈസ് 100 KB യിൽ താഴെ ആക്കി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുക.

സ്പാർക്കിൽ ബില്ലുകൾ തയ്യറാക്കി Make Bill ചെയ്തതിന് ശേഷമാണ് ആവശ്യമായ ഡോക്യൂമെന്റുകൾ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടത്.

ഇതിനായി DDO Login/Establishment Admin User Login വഴി സ്പാർക്കിൽ ലോഗിൻ ചെയ്യുക.

Select Accounts -> Bills -> Upload Supporting Documents.

Upload Supporting Documents പേജ് തുറന്ന് വരുന്നതാണ്. ഈ പേജിൽ

Select Department, Office, DDO Code.

Select Type of Bill as Salary / Non – Salary. 

(Salary Matters Menu വഴി തയ്യാറാക്കുന്ന ബില്ലുകൾക്ക് Salary എന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുക. Accounts Menu വഴി തയ്യാറാക്കുന്ന ബില്ലുകൾക്ക് Non – Salary എന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുക.)

Select Bill Nature.

Select Bill.

Employees in the Bill No. will be listed with Employee Name and PEN, Designation.

Select Document Type to be uploaded.

Can select Appointment Order/Entitlement Sanction Order/Suspension Order/Relieving Order/LPC / CTC/RTC (Gazetted Employees)/Attendance Sheet/Other Documents.

Then click Add documents button.

If you select Other Documents

Enter Description of the file to be uploaded.

(Description ആയി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുന്ന ഫയലുകളെ മനസ്സിലാക്കാനുള്ള പേരുകൾ നൽകുക. പേരുകൾ നൽകുമ്പോൾ കഴിവതും ചെറിയ പേരുകൾ നൽകുക. പേരുകളിൽ Special Characters ഒഴിവാക്കുക. Arrear, PFTA, PFNRA, PFClosure, MR, LTC, DWSalary എന്നീ പേരുകൾ നൽകാവുന്നതാണ്. 

Then click Choose File button.

Choose the file from the computer or drive or folder to be uploaded and click Open button.

The name of the file selected will be listed.

Then click Forward for e-Submission button.

If you want to attach LPC also as a supporting Document. 

Select Last Pay Certificate (LPC) and click Add documents button and repeat the same process as specified above like entering Description and uploading.

If you have different Document Type to be uploaded upload one by one and then click Forward for e-Submission button.

If you want to remove any wrongly uploaded document click Remove button seen above the Description text box of the specified Document Type.

Once you remove a specified Document Type by clicking the Remove button the same Document Type will not be listed in the select list of Select Document Type to be uploaded.

If you want to bring it to the select list of Select Document Type to be uploaded click Remove All button seen at the right of Add documents button. Then all the options will be listed in select list of Select Document Type.

ഓരോ ബില്ലുകൾക്കൊപ്പം അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ട ഡോക്യൂമെന്റുകൾ 

ശമ്പള ബില്ലുകൾക്ക് ഒരു ഫയലുകളും അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ട ആവശ്യമില്ല...

പ്രൊഫഷണൽ ടാക്സ് റസീപ്റ്റ് ട്രഷറിയിൽ എത്തിക്കേണ്ട മാസം ചിലപ്പോൾ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടി വരും

Step-1

Accounts-> Bills-> Make Bill from Payroll

Step-2

Accounts-> Bills-> Upload Supporting Documents 

Forward for e-Submission ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ ‘You are not selected any supporting documents. The outer bill and inner bill will be merged and uploaded for s-Submission. Are you sure to proceed?’ എന്നൊരു മെസ്സേജ് ബോക്സ് ഡിസ്പ്ലേ ആകുന്നതാണ്. 

മെസ്സേജ് ബോക്സിലെ OK ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ ‘The outer bill, inner bill and selected supporting documents merged into a single file and uploaded successfully for e-submission.’ എന്നൊരു മെസ്സേജ് ബോക്സ് ഡിസ്പ്ലേ ആകുന്നതാണ്. മെസ്സേജ് ബോക്സിലെ OK ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ശമ്പള ബില്ലുകൾക്കൊപ്പം നൽകേണ്ട സർട്ടിഫിക്കറ്റ് ചില ട്രഷറികൾക്ക് മെയിൽ ചെയ്തു കൊടുക്കാറുണ്ട്. അങ്ങനെ നൽകുന്ന ഓഫീസുകൾ ഈ സർട്ടിഫിക്കറ്റ് Add documents ഭാഗത്ത് PDF ആയി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്.

Step-3

Accounts-> Bills-> Esubmit Bill

Increment Arrear ബില്ലുകൾക്ക് Add documents ഭാഗത്ത് Arrear സർട്ടിഫിക്കറ്റ്  PDF ആയി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്. ഗസറ്റഡ് ജീവനക്കാരുടെ Increment Arrear ബില്ലുകൾക്ക് Add documents ഭാഗത്ത് Arrear സർട്ടിഫിക്കറ്റ്, KSEM പോർട്ടലിൽ നിന്ന് ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുന്ന Pay Slip എന്നിവ PDF ആയി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്.

Grade/Promotion Arrear ബില്ലുകൾക്ക് Add documents ഭാഗത്ത് Fixation Statement, Arrear സർട്ടിഫിക്കറ്റ് എന്നിവ PDF ആയി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്. ഗസറ്റഡ് ജീവനക്കാരുടെ Grade / Promotion Arrear ബില്ലുകൾക്ക് Add documents ഭാഗത്ത് Arrear സർട്ടിഫിക്കറ്റ്, KSEM പോർട്ടലിൽ നിന്ന് ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുന്ന Grade / Promotion Pay Slip എന്നിവ PDF ആയി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്.

Other Allowance ബില്ലുകൾക്ക് Add documents ഭാഗത്ത് അലവൻസ് അനുവദിച്ചു കൊണ്ടുള്ള ഓഫീസ് തലവന്റെ ഉത്തരവ്, സർട്ടിഫിക്കറ്റ് എന്നിവ PDF ആയി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്. ഗസറ്റഡ് ജീവനക്കാരുടെ Other Allowance ബില്ലുകൾക്ക് Add documents ഭാഗത്ത് സർട്ടിഫിക്കറ്റ്,  KSEM പോർട്ടലിൽ നിന്ന് ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുന്ന Other Allowance Slip എന്നിവ PDF ആയി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്.

PF Temporary Advance ബില്ലുകൾക്ക് Add documents ഭാഗത്ത് സ്പാർക്കിൽ നിന്ന് ലഭിക്കുന്ന Form II PDF ആയി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്.

PF NRA ബില്ലുകൾക്ക് Add documents ഭാഗത്ത് KSEM പോർട്ടലിൽ നിന്ന് ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുന്ന NRA Authorisation Slip PDF ആയി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്.

PF Closure ബില്ലുകൾക്ക് Add documents ഭാഗത്ത് KSEM പോർട്ടലിൽ നിന്ന് ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുന്ന PF Closure Authorisation Slip PDF ആയി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്.

Aided സ്കൂൾ PF TA/NRA  ബില്ലുകൾക്ക് ക്ലെയിം എൻട്രി നടനടത്തുമ്പോൾ ഉള്ള മാറ്റങ്ങൾ 

Claim Entry

Claim Approval

Make Bill From Approved Claim

Make Bill From Approved Claim ചെയ്യുമ്പോൾ DSC ഇപ്പോൾ ചോദിക്കില്ല....Forwarded for Approval  എന്ന മെനുവും ഇല്ല.....

Make Bill ചെയ്തു കഴിഞ്ഞാൽ സ്പാർക്കിൽ നിന്ന്  TR-59(C) ബില്ല് ലഭിക്കും 

സ്പാർക്കിൽ നിന്ന് ലഭിക്കുന്ന TR-59(C) ബില്ല് പ്രിന്റ് എടുത്ത് പ്രിൻസിപ്പൽ സീൽ ചെയ്തു സ്കാൻ ചെയ്തു അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യാൻ റെഡി ആക്കണം(File size should be < 100kb)

Accounts-> Bills-> Upload Supporting Documents

Default ആയി താഴെ കാണുന്ന Documets Type ആണ് ഉള്ളത്....മറ്റുള്ളവക്കായി Other documets സെലക്ട് ചെയ്യുക 

For PF Bills...Choose Other Documents then Click on Add Documents

For Aided PF Claim Entry അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ട ഡോക്യൂമെന്റസ് 

1. സ്പാർക്കിൽ നിന്ന് ലഭിക്കുന്ന TR-59(C) ബില്ല് 

2. PF Sanction Order from GAINPF Site

3. PF Authorisation from GAINPF Site (DDO Login)

4. Treasury Declaration Form (Pls Discuss with your treasury)

Treasury Declaration  Form

🔗 Download

NB:- അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ട ഓരോ ഡോക്യൂമെറ്സും 100kb യിൽ താഴെ  ആക്കിയശേഷം എല്ലാ ഫയാകും കൂടി Combine ചെയ്യുക അതിനു ശേഷം അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുക

(Description ആയി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുന്ന ഫയലുകളെ മനസ്സിലാക്കാനുള്ള പേരുകൾ നൽകുക. പേരുകൾ നൽകുമ്പോൾ കഴിവതും ചെറിയ പേരുകൾ നൽകുക. പേരുകളിൽ Special Characters ഒഴിവാക്കുക. Arrear, PFTA, PFNRA, PFClosure, MR, LTC, DWSalary എന്നീ പേരുകൾ നൽകാവുന്നതാണ്)

അതിനു ശേഷം Digital Signature(DSC) ഉപയോഗിച്ച് Forwarded for Approval ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക...

അപ്പോൾ ബില്ല് RDD ഓഫീസിലേക്ക് അപ്പ്രൂവലിനു വേണ്ടി ഫോർവേഡ് ചെയ്യപ്പെടും 

RDD Bill അപ്പ്രൂവൽ തന്നാൽ ട്രഷറിയിലേക്ക്  e-Submission ചെയ്യാൻ കഴിയും

Accounts-> Bills-> Esubmit Bill

താഴെ കൊടുത്തിരിക്കുന്ന ലിങ്ക് വഴി PDF ഫയലുകളുടെ സൈസ് 100KB യിൽ താഴെ ആക്കാം.

Offline PDF Compressor-Merger Software(Windows & Linux)

🔗 Click here (Best Successfull app)

Online Software Link-1
🔗 Click here

Online Software Link-2
🔗 Click here

---

Travelling Allowance ബില്ലുകൾക്കൊപ്പം Add documents ഭാഗത്ത് പാസ്സാക്കിയ യാത്ര ബില്ലാണ് PDF ആയി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടത്.

Transfer TA ബില്ലുകൾക്കൊപ്പം Add documents ഭാഗത്ത് പാസ്സാക്കിയ യാത്ര ബിൽ, വൗച്ചറുകൾ എന്നിവ PDF ആയി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്.

LTC ബില്ലുകൾക്കൊപ്പം Add documents ഭാഗത്ത് പാസ്സാക്കിയ LTC ബിൽ, വൗച്ചറുകൾ, ഓഫീസ് തലവന്റെ ഉത്തരവ് എന്നിവ PDF ആയി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്.

Terminal Surrender ബില്ലുകൾക്കൊപ്പം Add documents ഭാഗത്ത് ഓഫീസ് തലവന്റെ ഉത്തരവ്, Calculation Statement എന്നിവ PDF ആയി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്. ഗസറ്റഡ് ജീവനക്കാരുടെ Terminal Surrender ബില്ലുകൾക്കൊപ്പം KSEM പോർട്ടലിൽ നിന്ന് ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുന്ന Terminal Surrender Slip, ഓഫീസ് തലവന്റെ ഉത്തരവ്, Calculation Statement എന്നിവ PDF ആയി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്.

താത്കാലിക/ദിവസ വേതന ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പള ബില്ലുകൾക്കൊപ്പം Add documents ഭാഗത്ത് ഓഫീസ് തലവന്റെ ഉത്തരവ് PDF ആയി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്. ഒരു ബില്ലിൽ ഒന്നിലധികം താത്കാലിക / ദിവസ വേതന ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പളമുണ്ടെങ്കിൽ Calculation Statement കൂടി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്.

Daily Wages Paperless ആകുന്നതിന് മുമ്പ് എന്തെല്ലാം ട്രഷറിയിൽ നൽകിയിരുന്നോ അതെല്ലാം Upload ചെയ്യണം

Proceedings,Attendance,Treasury Declaration etc

ശമ്പള ബില്ലുകൾ ഒഴികെയുള്ള ബില്ലുകൾക്ക് Forward for e-Submission button ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ ‘Verify supporting documents selected. The outer bill and inner bill and selected supporting documents will be merged and uploaded for e-Submission. Are you sure to proceed?’ എന്നൊരു മെസ്സേജ് ബോക്സ് ഡിസ്പ്ലേ ആകുന്നതാണ്. മെസ്സേജ് ബോക്സിലെ OK ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ ‘The outer bill, inner bill and selected supporting documents merged into a single file and uploaded successfully for e-submission.’ എന്നൊരു മെസ്സേജ് ബോക്സ് ഡിസ്പ്ലേ ആകുന്നതാണ്. മെസ്സേജ് ബോക്സിലെ OK ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

എല്ലാം കൃത്യമാണെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തിയതിന് ശേഷം ശേഷം DDO ലോഗിൻ വഴി ബില്ലുകൾ e-submit ചെയ്യുക.

E-Submit Bill പേജിൽ ഈ ബില്ലിന്റെ വരിയുടെ വലത് വശത്ത് കാണുന്ന Select ലിങ്ക് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ ആ ബില്ലിന്റെ വിവരങ്ങൾ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നതാണ്. ആ പേജിൽ കാണുന്ന Click here to view supporting documents എന്ന ലിങ്ക് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ സ്പാർക്കിൽ നിന്ന് തയ്യാറാക്കിയ ബില്ലിനൊപ്പം Add documents വഴി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്ത PDF കൂടി ചേർന്ന് ഒറ്റ PDF ആയി ഡൗൺലോഡ്  ആകുന്നതാണ്. തുടർന്ന് ബിൽ e-submit ചെയ്യുക. ഈ ബിൽ ട്രഷറിയിലും ഇത് പോലെ തന്നെ കാണാവുന്നതും അവിടെ നിന്ന് പാസ്സാക്കാവുന്നതുമാണ്.

Related Links

താഴെ കൊടുത്തിരിക്കുന്ന ലിങ്ക് വഴി PDF ഫയലുകളുടെ സൈസ് 100KB യിൽ താഴെ ആക്കാം.

Link-1

🔗 Click here

Link-2

🔗 Click here

Doccument uploading facility to Non-HR claims Tutorial

🔗 Download